アイテムにキーワードを追加する以外にも、32,000文字以内（日本語の場合はその約半分）の説明を追加することができます。 説明フィールドには、カタログアイテムの検索には使用しないようなオリジナルファイルの情報、例えば写真のタイトル、短いマーケティング情報、メモなどを入力します。
多くの場合、元のアプリケーションでオリジナルファイルといっしょに説明文を保存していれば、Portfolioはアイテムをカタログ処理するときにこの情報を自動的に抽出できます。 説明が自動的に抽出されない場合は、カタログ化が終わった後で説明を追加または編集できます。 またネットワーク環境では、カタログ管理者は、誰が説明を編集できるかを指定できます。
オリジナルファイルから説明を抽出して追加するには
追加または更新時に、「カタログ」メニューから「カタログ作成オプション...」を選択し、 「カタログ作成オプション」ダイアログボックスの「追加」や「更新」タブで「説明を抽出」を選択すると、カタログにアイテムを追加または更新するときに、Portfolioが、元のアプリケーションで作成された説明をすべてチェックします。 アイテムのカタログ処理または更新が行われるときに、抽出された説明が「追加」や「更新」タブの設定に基づいてカタログに追加されます。
アイテムの説明の入力と編集
アイテムの説明を手動でカタログに入力することも、また説明が手動で追加されたかアイテムのオリジナルファイルから抽出されたかにかかわらず、既存の説明を編集することもできます。
説明を手動で入力または編集するには
説明を追加したいアイテムを選択し、「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択します。
「アイテム設定」ダイアログボックスの「一般」タブを表示します。
「説明」テキストボックスに説明を入力してから「OK」ボタンをクリックします。
説明がアイテムに追加されます。
注意: 「説明」テキストボックスが使用できない場合は、開いているカタログの説明を編集する権利がないことを意味します（編集者以上のアクセス権が必要です）。 ネットワーク環境の場合は、カタログ管理者に問い合わせてください。